Рассмотрим существующие первичные учетные документы, отражающие информацию о поступлении материалов.
На материалы, поступающие от поставщиков согласно заключенным с ними договорам, строительное предприятие получает счет-фактуру, а также товарно-транспортную накладную (если доставка осуществляется автотранспортом) или квитанцию к железнодорожной накладной. В этих приходных документах отражаются наименования материалов по материала, стоимость по каждому типомаркоразмеру и общая стоимость поставки. На основании данных приходных документов заполняются карточки складского учета материалов в натуральных и денежных измерителях на каждый типомаркоразмер. Записи по учету поступления материалов производит материально-ответственное лицо при каждом поступлении. В карточках фиксируется цена материала, дата поставки, номер приходного документа, наименование поставщика, объем поступления в натуральных единицах измерения и фактический остаток материала на дату его поступления. При поступлении материала необходимо проверять соответствие фактического поступления данным сопроводительных документов.
Следует отметить, что в настоящее время учет поступления материалов, чаще всего, осуществляется с помощью ПЭВМ, на основе карточек складского учета.
Таким образом, карточки складского учета (или их компьютерные аналоги) содержат информацию об объемах и сроках фактического поступления материалов по каждому типомаркоразмеру, необходимую, но недостаточную для осуществления контроля фактического поступления плановому. Поэтому для оперативного выявления случаев несоблюдения поставщиками условий поставок и предъявления им претензий необходимо дополнительно использовать методы и формы управленческого учета, позволяющие осуществлять оперативный учет и контроль поступления материалов.
Документ, позволяющий эффективно осуществлять учет и контроль исполнения поставщиками своих обязательств, удобно формировать с использованием компьютерных программ, например, базы данных Access. При использовании Access для осуществления такого контроля можно сформировать таблицу (например, в форме таблицы 11) данных о плановых (определенных в договоре) объемах и интервалах поставок материала за указанный в договоре период для каждого поставщика (графы 1-5). По мере осуществления поставок эту таблицу необходимо дополнять фактическими данными о сроках и объемах поставок материала из приходных документов (графы 6,7). Возможности Access позволяют с помощью запроса-выборки быстро рассчитать отклонения фактического объема и срока поставки от планового и внести их в соответствующе графы (8,9,10). В результате на печать выводится следующая таблица (по данным производственно-строительного комплекса ЗАО «Громово»).
Таблица 11
Оценка выполнения поставщиком ООО «Центр» своих обязательств по объемам и интервалам поставок.
|
Но-мер пос-тав-ки |
Наименова-ние планируемых к поступлению МР за договорной период |
Еди-ница изме-рения |
Плано-вые сроки поставок |
Плано-вые объемы поставок |
Факти-ческие сроки поставок |
Факти-ческие объемы поставок |
Отклонение от планового объема поставки |
Отклонение от плано-вого интер-вала постав-ки, дни | |
|
Абс. |
Отн, % | ||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
1 2 3 … 15 |
Цемент М-400 |
т. |
15.01 08.02 04.03 … 18.12 |
1,2 1,2 1,2 … 1,2 |
15.01 09.02 06.03 … 18.12 |
1,2 1,0 12 … 0,8 |
0 -0,2 0 … -0,4 |
0 -16,6 0 … -33,3 |
0 +1 +2 … 0 |
|
1 2 3 … 12 |
Лист стальной |
М2 |
10.01 09.02 10.03 … 06.12 |
28 28 28 … 28 |
10.01 19.02 10.03 … 08.12 |
25 30 28 … 28 |
-3 +2 0 … 0 |
-1,7 +7,1 0 … 0 |
0 +10 0 … +2 |