При неверно поставленной процедуре подбора персонала может достаточно быстро сформироваться замкнутый круг: требования, предъявляемые к новым претендентам, зависят от уровня, занимаемого компанией (при завышении этих требований по сравнению с конкурентными компаниями того же уровня будет снижаться число претендентов), а уровень, занимаемый компанией, зависит от уровня работающих в ней сотрудников. Разорвать этот круг можно, как правило, лишь повысив затраты либо на заработную плату, либо на обучение вновь набранного персонала для повышения его квалификации. Обучение осложняется еще и тем, что не все сотрудники могут оказаться способными успешно пройти его и перейти на новый уровень работы.
Таким образом, важно с самого начала существования компании устанавливать достаточно высокий уровень отбора претендентов (соответствующий уровню, на который претендует сама компания в ходе своего развития) или при изначально слабых требованиях к кандидатам выделять средства на обучение новых сотрудников, чтобы можно было в дальнейшем поднять планку требований и сразу проводить отбор сотрудников по важным для компании критериям. Компромисс в таких вопросах может стоить компании ее репутации, следовательно – клиентской базы (характерно при высокой конкуренции).
Требования, предъявляемые претенденту на определенную должность, зависят от вида должности, от уровня компании (места, занимаемого ею на рынке товаров или услуг; условий, создаваемых ею для своих работников; перспектив развития данной компании), от уровня, которого она желает достичь. Даже для низкоквалифицированной работы человек должен обладать какими-либо минимальными знаниями или умениями. В компаниях с высоким уровнем сложности проводимых работ или предоставляемых услуг требования к сотрудникам возрастают. При этом одного желания человека работать в данной области объективно недостаточно для реального занятия предпочитаемой должности. Для каждой профессии можно выделить объективный набор психических особенностей и черт характера, необходимых для того, чтобы человек справлялся с поставленным перед ними задачами не только при спокойной работе, но и в условиях стресса, который неизбежен в любой деятельности.
Особенно жесткие требования предъявляются к претендентам на должности, связанные с работой с точными приборами или с людьми. Так, например, диспетчерам предъявляются особые требования по переключаемости внимания и ответственности (точнее – умению брать на себя ответственность при решении важных вопросов), так как от их скорости реакции и умения быстро принять оптимальное в данной ситуации решение может зависеть работа (или даже жизнь – как у диспетчеров аэропорта) других людей.
Формально с работой диспетчеров можно сравнить работу операторов. Различие в том, что диспетчер координирует работу других людей или структурных единиц определенной организации, а оператор выполняет в основном информационную функцию, получая или передавая информацию от одного лица (объекта) другому. Это не исключает необходимости операторам принимать важные решения и брать на себя ответственность в процессе своей рабочей деятельности. Кроме того, операторы, как и диспетчеры, часто работают в условиях цейтнота. От операторов высокого уровня может потребоваться владение иностранным языком (или несколькими) на разговорном уровне. Для сбора и передачи информации зачастую требуется наличие у оператора специальных знаний в той области, о которой идет речь.
Процедура подбора операторов базируется на указанных выше особенностях их работы. Начало процедуры отбора среди пришедших на собеседование претендентов в значительной степени стандартно. Претенденты заполняют анкеты по биографическим данным. Уже на этом этапе может производиться первичный, очень грубый отсев претендентов, не подходящих, в частности, по уровню образования. Отсев может вестись и по неочевидным на первый взгляд параметрам, в частности, по грамотности и аккуратности заполнения анкеты. Далее идет отбор по установленным компанией критериям. Особое внимание следует обратить на разработку и проверку результатов тестов, отражающих специфику работы данной компании. Если основная роль оператора – сбор информации – то неплохо проверить его умение по ходу разговора составлять и задавать вопросы. Соответственно, в процессе отбора будет преобладать либо устная беседа, либо письменные тесты. Завершается процедура подбора "пробной работой" – выполнения должностных обязанностей под руководством сотрудника, проводившего процедуру отбора, или будущего непосредственного начальника. Этот этап позволяет оценить обучаемость претендента, его скорость включения в новую деятельность, способности к данной работе, а также сразу скорректировать типичные ошибки.