Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной) на основе широкого применения персо­нальных ЭВМ (ПЭВМ) и использования "интеллектуальных" средств взаимодействия с информационными ресурсами систе­мы. Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудни­ка (руководителя и специалиста) с использованием ПЭВМ по­зволяет повысить качество, точность, своевременность и акту­альность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.

Основными элементами современного "электронного" уч­реждения являются автоматизированные рабочие места (АРМы) пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими (СУБД), информационно-вычис­лительные сети, электронная почта, система проведения телесо­вещаний, а также средства печати и копирования документов.

Центральным звеном являются АРМы различных классов, на базе которых формируются локальные вычислительные сети (ЛВС) подразделений и распределенная вычислительная сеть учреждения. Укрупненная конфигурация технических средств АРМа приведена на рис. 5, а схема взаимодействия АРМов -на рис. 6.

Производительность труда при использовании АРМов на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов (написание, редактирование, формирование, пере­сылка), увеличивается в несколько раз за счет применения спе­циального программного обеспечения (редакторов текстов, па­кетов программ ведения документов и картотек, "рабочего сто­ла", электронных таблиц и т. д.).

Общими функциями пользователей - сотрудников - реали­зуемыми на АРМе соответствующего типа являются:

- подготовка документов, содержащих текстовые, табличные и графические фрагменты на основе анализа доступной информации;

- хранение и поиск информации;

- прием/передача документов (иди их фрагментов) внутри учреждения и за его пределы;

- обеспечение режима использования и надежного хранения

документов.

Каждый пользователь системы - это служащий с набором своих должностных функций "в проекции" на определенную предметную область (экономика, металлургия, маркетинг, сбыт и т. д.). Всякий раз, реализуя должностную обязанность, поль­зователь "играет" определенную роль - начальника сектора, эксперта по ценам мирового рынка, председателя профбюро подразделения, специалиста по вопросам реконструкции про­мышленных предприятий и т. д.

к локальной сети

рис. 5

…

Рис. 6

Объединение автоматизированных рабочих мест сотрудников в локальные вычислительные сети (ЛВС) позволяет снизить \ затраты на информационный обмен, решить задачу оптималь­ного использования вычислительных мощностей и ресурсов. Включение в качестве элемента ЛВС высокопроизводительной ЭВМ с внешними запоминающими устройствами большого объема позволяет централизовать информацию, необходимую для совместной обработки всеми абонентами (пользователями) сети и исключить дублирование такой информации.

В современном учреждении выполняется более 30 видов работ, включающих: осуществление информационных комму­никаций внутри организации и между организациями; изуче­ние, поиск, накопление и генерирование информации (чтение документов, подготовка отчетов, писем, ответов на письма, по­иск необходимых данных, ведение архивов и т. п.); анализ дан­ных и принятие решений; управление функционированием ор­ганизации; информационное обслуживание руководителей и т. д.

Функции АРМов руководителей организации и ее подраз­делений существенно отличаются от функций АРМов сотруд­ника (служащего, специалиста), так как рутинные операции по делопроизводству занимают в процессах административно-организационного управления не главное место.

К основным функциям руководителя относятся долгосроч­ное и оперативное планирование работ, общение со смежными подразделениями, проведение рабочих совещаний, выдача по­ручений и контроль за их выполнением, регистрация и испол­нение поручений руководства, оценка деятельности сотрудни­ков и подразделения (организации) в целом и другие функции. Большинство этих функций может быть успешно реализовано при наличии соответствующего прикладного программного обеспечения АРМа руководителя.